张开新

一本本档案记录的不单单只是纸张上的内容,更是企业最为宝贵的财富,是企业的成长史,更是企业的发展史。

当下企业经营管理中,往往容易忽视或者轻视档案资料管理于企业经营管理的重要性,更会由于一些管理观念陈旧、管理制度的不健全,导致档案资料管理不规范,管理水平不充分。而档案资料管理不足的弊病必将在后续的生产经营中体现出来,无法将有效的文件信息串联成信息网,为各项管理工作提供切实的支撑。实际工作中,我们往往会因为资料的丢失,无法完成索赔、诉讼等工作,而为企业经营带来不必要的损失。着眼于企业的发展之路,提高对档案资料管理工作认识的重要性势在必行。

提高管理人员意识,高效、集中开展档案资料管理工作。明确各系统档案资料管理职责,划分档案资料管理责权,只有建立明确的责任体系,才能综合提升档案资料管理水平,使各个系统的档案资料管理实现统一归档、集中保管,提高档案的利用效率和效果。档案资料管理要着力打通各个系统之间标准不一、接口不畅的管理现状,避免因职责不清,管理不力,导致档案资料的遗失。财务档案、工程档案、人力档案、技术档案、大客户档案等等,每一项档案都承载着公司成长史上的点滴,都可以还原企业发展的历程和全貌。若不能提高各系统对档案资料管理的认识,便无法保存企业成长的“原型”,更不能对后续经营管理提供支撑。

主动管理,事前作为,创新开展档案资料管理工作。档案资料管理往往在企业生产经营中容易被忽视,更有甚者只是事后补救,没有主动管理,事前作为的意识。档案资料管理要从被动服务,改为主动服务,充分考虑企业生成经营全过程、项目生产经营全过程,建立健全档案资料管理制度,捋顺资料管理链条,规范档案资料管理范围,提高档案资料的使用价值。档案资料管理不能仅仅停留在资料的留存上,更应该遵循原则、分门别类进行整理、归集,确保后续资料利用的真实性与高效性,避免因为盲目寻找资料,而错失关键时效。

档案资料管理作为企业发展的重要支撑,需佐以完善的内控程序、管理制度,才能使档案资料管理务实且完善,各级档案资料管理人员必需提高重视性,摈弃陈旧思想,拿出新思想、新作为完善档案资料管理,切实使档案资料管理变得“高档”,保存完整可鉴的企业“成长史”,为企业未来发展奠定扎实基础。